Uw privacy
High School Holland hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Of u nu een toekomstige deelnemer, ouder, gastgezin, school of partnerorganisatie bent, wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met de informatie die u met ons deelt.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie wij deze kunnen delen en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
Voor meer informatie over privacywetgeving kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 1 – Wie zijn wij?
High School Holland is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
High School Holland
Cultural Exchange House
Koestraat 10-12
1012 BX Amsterdam
Nederland
E-mail: contact@highschoolholland.org
Telefoon: +31 (0)85 222 4810
Website: www.highschoolholland.org
Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met High School Holland kunnen wij verschillende persoonsgegevens verwerken.
Via onze website of contactformulieren kunnen wij onder andere uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats en de inhoud van uw bericht verwerken.
Wanneer u deelneemt aan een uitwisselingsprogramma, een gastgezin bent of op een andere manier gebruikmaakt van onze dienstverlening, kunnen wij daarnaast persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van het programma. Dit kunnen onder meer contactgegevens, programmagegevens, schoolinformatie, reisgegevens en overige informatie zijn die nodig is om het programma veilig en zorgvuldig uit te voeren.
Tijdens de aanmeldprocedure kunnen aanvullende persoonsgegevens worden verwerkt via e-mail, beveiligde portals of andere communicatiemiddelen die onderdeel zijn van onze dienstverlening.
Daarnaast kunnen wij automatisch beperkte technische gegevens verwerken, zoals het IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en informatie over het gebruik van onze website, voor zover dit noodzakelijk is voor de beveiliging en goede werking van de website.
Artikel 3 – Bijzondere persoonsgegevens
Voor sommige uitwisselingsprogramma’s verwerken wij bijzondere persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor een veilige en verantwoorde uitvoering van het programma.
Hieronder kan informatie vallen over relevante medische aandoeningen, allergieën, medicatie of andere gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor de begeleiding van een deelnemer.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is en worden alleen gedeeld met personen of organisaties die deze informatie nodig hebben voor een veilige uitvoering van het programma, zoals partnerorganisaties, scholen, gastgezinnen of medische hulpverleners wanneer de situatie daarom vraagt.
Wij behandelen deze gegevens met extra zorg en treffen passende beveiligingsmaatregelen om uw privacy te beschermen.
Artikel 4 – Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.
Dit kan onder meer noodzakelijk zijn voor:
- het beantwoorden van vragen of informatieverzoeken;
- het onderhouden van contact;
- het organiseren en uitvoeren van uitwisselingsprogramma’s;
- het begeleiden van deelnemers gedurende het programma;
- het koppelen van deelnemers aan een geschikte school, gastgezin of partnerorganisatie;
- het verzorgen van verzekeringen wanneer hiervoor wordt gekozen;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het verbeteren van onze dienstverlening en website;
- het beschermen van de veiligheid van deelnemers, medewerkers en gastgezinnen.
Wij verwerken nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Artikel 5 – Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?
High School Holland verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:
- uw toestemming;
- de uitvoering van een overeenkomst;
- een wettelijke verplichting;
- een gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van contact met deelnemers, oud-deelnemers, gastgezinnen en partnerorganisaties of het verbeteren van onze dienstverlening.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment weer intrekken.
Artikel 6 – Met wie delen wij persoonsgegevens?
Voor de uitvoering van onze dienstverlening kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te delen met derden.
Afhankelijk van het programma kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:
- partnerorganisaties in binnen- en buitenland;
- scholen;
- gastgezinnen;
- verzekeringsmaatschappijen wanneer u gebruikmaakt van een verzekering;
- IT- en softwareleveranciers die ons ondersteunen bij onze dienstverlening;
- cloud- en communicatiediensten;
- overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij delen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, waar wettelijk vereist, passende verwerkersovereenkomsten.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.
Artikel 7 – Internationale doorgifte
Omdat High School Holland internationale uitwisselingsprogramma’s organiseert, kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te delen met partnerorganisaties, scholen of gastgezinnen buiten Nederland.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt wanneer hiervoor passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG, zodat uw persoonsgegevens ook buiten Europa zorgvuldig worden beschermd.
Artikel 8 – Bewaartermijnen
High School Holland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Persoonsgegevens kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, het onderhouden van contact met (oud-)deelnemers, gastgezinnen, scholen en partnerorganisaties, administratieve doeleinden en het voldoen aan wettelijke bewaarplichten. Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
Artikel 9 – Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging.
Zo maken wij gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging en betrouwbare software- en cloudoplossingen. Alleen medewerkers en samenwerkingspartners die toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden krijgen toegang tot persoonsgegevens.
Hoewel wij ons uiterste best doen uw gegevens zorgvuldig te beschermen, kan geen enkele methode van gegevensoverdracht of digitale opslag volledige veiligheid garanderen.
Artikel 10 – Minderjarigen
De deelnemers aan onze uitwisselingsprogramma’s zijn veelal minderjarig. Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het programma en met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.
Waar wettelijk vereist verwerken wij persoonsgegevens van minderjarigen uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
Artikel 11 – Verzekeringen
Indien u ervoor kiest gebruik te maken van een verzekering die via High School Holland wordt aangeboden, kunnen wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het afsluiten en uitvoeren van deze verzekering delen met de betreffende verzekeraar of assurantiepartner.
Wij delen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanvragen, beheren of uitvoeren van de verzekering.
Artikel 12 – Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat de website correct wordt weergegeven en veilig kan worden gebruikt.
Daarnaast kunnen wij analytische of andere cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en onze dienstverlening te verbeteren. Voor zover hiervoor toestemming is vereist, worden deze cookies uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
U kunt cookies op ieder moment beheren of verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website mogelijk minder goed functioneren wanneer cookies worden uitgeschakeld.
Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid.
Artikel 13 – Uw rechten
U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
U heeft onder andere het recht om:
- uw persoonsgegevens in te zien;
- uw persoonsgegevens te laten corrigeren;
- uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
- uw persoonsgegevens over te dragen aan uzelf of een andere organisatie, voor zover de wet hierin voorziet;
- eerder gegeven toestemming in te trekken, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd.
Wanneer u gebruik wilt maken van één van deze rechten, kunt u contact met ons opnemen via contact@highschoolholland.org.
Om uw privacy te beschermen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Indien de wet dit toestaat en de aard van het verzoek daarom vraagt, kan deze termijn worden verlengd.
Artikel 14 – Klachten
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of bent u van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een passende oplossing.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de geldende privacywetgeving.
Artikel 15 – Wijzigingen van deze privacyverklaring
High School Holland behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer wetgeving, onze dienstverlening of de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken daarom aanleiding geeft.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Artikel 16 – Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
High School Holland
Cultural Exchange House
Koestraat 10-12
1012 BX Amsterdam
Nederland
E-mail: contact@highschoolholland.org
Telefoon: +31 (0)85 222 4810
